Sachverhalt:
Der Ausschuss für Wirtschaft, Landwirtschaft und Tourismus hat dem Altstadtverein Buxtehude e.V. aufgrund des vom Verein gestellten Antrags in seiner Sitzung am 08. Februar 2017 folgende Unterstützung zugesagt:

a)      Unterstützung mit Bauhofleistungen für stadtmarketingrelevante Veranstaltungen in Höhe von bis zu 20.000 Euro

b)     Finanzmittelzuschuss in Höhe 20.000 Euro für die Durchführung stadtmarketingrelevanter Veranstaltungen (Stadtfest und Weinfest)

c)      Finanzmittelzuschuss in Höhe von bis zu 55.000 Euro als Sicherheit bei Unterdeckung des Gesamthaushaltes des Vereins

Die Bauhofleistungen nach a) wurden entsprechend der Zusage im Laufe des Jahres 2017 geleistet.

Die Finanzmittel nach b) wurden vom Verein angefragt und in 2017 ausgezahlt. Die geforderten Verwendungsnachweise wurden vom Altstadtverein nach Durchführung der beiden Veranstaltungen vorgelegt.

Hinsichtlich des weitergehenden Finanzmittelzuschusses nach c) wurde in 2017 ebenfalls ein Antrag auf Auszahlung von 20.000 Euro gestellt und seitens der Stadtverwaltung unter Vorbehalt ausgezahlt.  Die abschließende Entscheidung wurde wie politisch beschlossen, von der Vorlage begründender Unterlagen in Form des Jahresabschlussberichtes 2017 abhängig gemacht.

Dieser ist nunmehr neben den weiteren begründenden Unterlagen eingegangen und wurde geprüft.

Die Gesamteinnahmen des Vereins betrugen für das Jahr 2017, laut Jahresabschlussbericht, inkl. der von der Hansestadt gezahlten 40.000 Euro, 169.091,03 Euro. Die Gesamtausgaben beliefen sich in 2017 auf 206.970,96 Euro.  Das vergangene Haushaltsjahr des Altstadtvereins schloss somit mit einem Defizit i.H.v. 37.879,93 Euro.

Alle Einnahmen und Ausgaben wurden durch Kontennachweise und Kontoauszüge nachgewiesen. Für die einzelnen Veranstaltungen wurden ebenfalls entsprechende Nachweise vorgelegt. Die dazugehörigen Belege wurden von der Verwaltung stichprobenartig geprüft.

Das Gros der Einnahmen und Ausgaben beruht auf den vom Verein organisierten Veranstaltungen, deren Rechnungsergebnisse 2017 nachfolgend dargestellt werden.

Soweit lediglich das Jahr 2017 für die Prüfung der Auszahlung des Finanzmittelzuschusses nach c) zugrunde gelegt wird, wäre eine Auszahlung der weiteren beantragten, aber bislang nicht ausgezahlten Finanzmittel i.H.v. 35.000,00 Euro gerechtfertigt. Die Gesamtförderung beliefe sich dann auf 75.000,00 Euro.

Diskutiert, aber offen gelassen wurde seitens des Ausschusses für Wirtschaft, Landwirtschaft und Tourismus bislang die Frage, ob bei der Prüfung auch die Finanzreserven des Vereins herangezogen werden sollen: Das laufende Konto wies zum Ende des Jahres 2017 ein Guthaben von 22.822,63 Euro auf. Das vorhandene Rücklagenkonto weist ebenfalls ein Guthaben auf: 2.190,10 Euro.

Nach Auffassung der Verwaltung, ist die gesamte Vermögenslage - und somit auch der Kassenbestand und die Rücklagen des Vereins - zu betrachten. Damit ergibt sich zum 31.12.2017 ein Gesamtdefizit in Höhe von 12.867,20 €.

Soweit die vorhandenen Guthaben nicht in die gewährte Zuwendung einbezogen werden, muss dies lt. städtischem Rechnungsprüfungsamt inhaltlich begründet werden.