Die Stadt Buxtehude informiert darüber, dass sie den elektronischen Zugang eröffnet:

Die Stadt Buxtehude bietet mit der Virtuellen Poststelle ihren Bürgerinnen und Bürgern sowie juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts die Möglichkeit zur sicheren, rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation an.
Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Absatz 1 des Niedersächsischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (Nds. VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt das Entsprechende im Privatrecht.

Die Stadt Buxtehude eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der Rahmenbedingungen, welche ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadt Buxtehude und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden, Finanzämter und weitere) gelten.

E-Mails an die Stadtverwaltung Buxtehude
Rahmenbedingungen und Hinweise

Allgemeines
Seit einigen Jahren ist es Ihnen möglich mit der Stadt Buxtehude auch auf elektronischem Wege per E-Mail zu kommunizieren. Aufgrund einer Gesetzesänderung ist es jetzt notwendig geworden, hierfür Rahmen-bedingungen zu setzen.

Briefpost, Fax, Telefon oder das persönliche Gespräch bilden die klassischen Arten, um mit der Stadtverwaltung Informationen auszutauschen und mit ihr zu kommunizieren.

Mit zunehmender Tendenz gewinnt aber auch die elektronische Möglichkeit, die E-Mail, an Bedeutung:
Anfragen nach Öffnungszeiten, Veranstaltungen, Sitzungen politischer Gremien oder zu bestimmten Themen werden täglich und zahlreich per E-Mail zugesandt. Diese Inhalte sind unkritisch, so dass hierfür keine besonderen gesetzlichen Regelungen bestehen.

Regelung bei Verwaltungsverfahren
- Schriftformerfordernis - neue Rechtslage in Niedersachsen

In Bereichen, in denen die Stadt Buxtehude jedoch nach öffentlichen Rechtsvorschriften tätig wird, wirkt sich das Niedersächsische Verwaltungsverfahrensgesetz [Nds. VwVfG] auf die elektronische Kommunikation aus. Dieses Gesetz sieht vor, dass Dokumente elektronisch übermittelt werden können, soweit der Empfänger hierfür einen sog. Zugang eröffnet hat. Die Stadt Buxtehude hat diesen Zugang eröffnet.

Für welche Dokumente kann der Zugang nicht eröffnet werden?

Dokumente, für die die Schriftform vorgeschrieben ist.
In einigen Fällen schreiben Gesetze ausdrücklich vor, dass Dokumente schriftlich übermittelt werden müssen.

Das hierfür dann zu berücksichtigende Nds. VwVfG lässt in seiner neuesten Fassung (Dezember 2004) den Einsatz elektronischer Möglichkeiten grundsätzlich zu.

Gestaltungsform

Wie sieht diese Möglichkeit konkret aus?
Es gibt im Wesentlichen zwei Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen!

Diese verwaltungsrechtlich bedeutsamen Vorgänge können elektronisch nur kommunziert werden, wenn
- der Absender über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügt und
- der Empfänger (hier die Stadt Buxtehude) einen Zugang für diese spezielle Kommunikationsart eröffnet hat.

Rahmenbedingungen für E-Mail
Für den einfachen Informationsaustausch mittels E-Mail beachten Sie folgende Hinweise:

Mailadressen
Für die elektronische Kommunikation per E-Mail ist die Adresse stadtverwaltung@stadt.buxtehude.de eingerichtet. Darüber hinaus finden Sie im städtischen Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor. Sie können also zielgerichtet Ihren Kommunikationspartner ansprechen. Das trägt zu einer Verkürzung der Bearbeitungsdauer bei.

Dateiformate
Die Stadtverwaltung empfiehlt, den Inhalt einer Nachricht möglichst als Text zu erstellen und auf das Format html und Dateianhänge zu verzichten.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass aus technischen Gründen nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt und akzeptiert werden können.

Es wird die Verwendung folgender Formate empfohlen:
- Adobe Acrobat bis Version 5.x (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)

Verwenden Sie abweichende Formate oder bei den von der Stadt Buxtehude eingesetzten Systemen unbekannte Formate, besteht die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden kann. Wenn möglich, ist die Stadtverwaltung bemüht, Sie in derartigen Fällen auf das Problem aufmerksam zu machen.

Von daher nochmals die Empfehlung, weitestgehend auf Dateianhänge zu E-Mails zu verzichten!

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitet werden kann, werden Sie per Systemnachricht darüber informiert. Dieser Fall - mangelnde Verarbeitung - kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Buxtehude und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden, die über das Internetportal der Stadt Buxtehude erreicht werden können.